Tras presentar la declaración trimestral de IVA correspondiente al primer trimestre del año, ahora las PYMEs deben afrontar el proceso de legalización de libros contables en el Registro Mercantil, una de las fechas clave para los encargados de la contabilidad, y también una de las más temidas.
Dado que es un proceso complicado, en el que hay que estar al tanto del contenido de los libros, de los plazos y de las diferentes formas de presentación, que genera dudas, en Lawyers & Accountants nos ponemos a tu disposición para afrontar la legalización de libros contables de tu empresa.
Disponemos de un amplio equipo de asesores contables con experiencia en la legalización de libros oficiales, a tu disposición para ayudarte con el control y la gestión de la contabilidad de tu negocio, cuando no dispones de un departamento de contabilidad específico.
Aun así, a continuación, vamos a resolver las principales dudas acerca de la legalización de libros 2021. Presta atención y toma nota.
¿Qué es la legalización de libros contables?
La legalización de libros oficiales en el Registro Mercantil consiste en “cerrar” la contabilidad de una empresa, para así evitar que una vez cerrado el ejercicio puedan realizarse modificaciones.
Para ello, las empresas deberán presentar los libros de contabilidad en el Registro Mercantil. Pero, desde hace unos años, gracias a las nuevas tecnologías, se pueden presentar los libros contables de forma telemática, a través de la web oficial del Registro Mercantil.
¿Cuáles son los libros que se deben legalizar?
Las empresas deberán legalizar los siguientes libros contables, libro de actas y libro de socios antes de que acabe el plazo:
- Libro contable diario.
- Libro de inventarios y cuentas anuales.
- Libro de actas de las juntas.
- Libro de registro de accionistas.
- Libro de registro de contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.
- Libros auxiliares.
¿Quién está obligado a legalizar libros?
Por lo general, la legalización de los libros de contabilidad es obligatoria para todas las sociedades mercantiles que estén inscritas en el Registro Mercantil. Asimismo, aunque no estén obligados a estar inscritos en el Registro Mercantil, los empresarios individuales que realicen actividades empresariales sujetos al IRPF en estimación directa también estarán en la obligación de legalizar y presentar los libros contables.
¿Qué plazo tiene el empresario para legalizar los libros?
Tal y como establece el Código de Comercio, el empresario tiene cuatro meses de plazo para legalizar los libros de cuentas, desde que cerrase su ejercicio contable. Si tenemos en cuenta que lo más habitual es que el ejercicio económico de las empresas coincida con el año natural, deben realizar el cierre el 31 de diciembre.
Esto significa que el plazo para legalizar los libros contables finaliza el 30 de abril del siguiente año.
¿Qué ocurre si no legalizamos los libros contables?
En principio, no legalizar los libros contables no conlleva sanciones y, a no ser que los libros sean solicitados por alguna parte interesada en un juicio, no traen consecuencias a las empresas.
Aun así, dado que es una obligación, desde Lawyers & Accountants recomendamos legalizar los libros para así cumplir con la normativa. Además, la legalización de los libros da valor al contenido de los mismos, a efectos probatorios a la hora de defender una postura u operación ante los tribunales.
¿Se pueden legalizar los libros de cuentas fuera de plazo?
En caso de que por alguna razón una empresa no haya llegado a tiempo, y tenga que legalizar los libros de cuentas fuera de plazo, el registrador deberá hacerlo constar en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente al libro-fichero de legalizaciones, tal y como establece el artículo 33 del Reglamento del Registro Mercantil en su punto 3.
Una vez hemos resuelto todas las dudas, el equipo de especialistas contables y mercantiles Lawyers & Accountants está a tu disposición. Te informaremos, asesoraremos y ayudaremos a legalizar los libros contables en el Registro Mercantil de forma correcta, para así cumplir con la normativa y evitar problemas.
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